跳到主要内容

自动化(原维格机器人)

维格自动化将维格表里的数据与各种业务系统、APP 连接起来，并按照预设的触发条件，自动执行指定操作，让重复性的工作流程实现自动化执行。

自动化场景示例：

  1. 电商

    • 当有新的饿了么订单时，自动化自动发送订单信息到飞书/钉钉/企业微信群
    • 当有新的表单提交时，自动化自动把订单状态改成已下单

  2. 产研

    • 当有新的 bug，自动化自动发送 bug 信息到飞书/钉钉/企业微信群
    • 当 bug 状态变更，自动化自动发送 bug 信息到飞书/钉钉/企业微信群

  3. 进销存

    • 当订单发货（订单状态变更）后，自动化自动减库存（更新《库存表》中记录）
    • 销售线索/客户管理
    • 当《销售流水表》与《销售汇总表》相互关联时，当在《销售流水表》新增一行销售数据时“2021 年 7 月 14 日”（首列是日期），自动化自动将这条新增记录关联到《销售汇总表》的“7 月份汇总数据”（首列是月份）

三步流程创建自动化​

创建自动化的总体流程有三步：

第一步：创建自动化节点​

点击左上角的「+」图标查看可以创建的列表：

自动化入口

要创建自动化节点，请单击列表中的 「新建自动化」，然后将创建一个自动化文件节点，并跳转打开自动化配置面板。


第二步：配置自动化的触发条件和操作​

在进入自动化配置面板后，每个自动化节点中最多可以选择三个触发条件。一旦满足其中任何一个条件，自动化就会被触发。请确保在配置好触发条件后点击“保存”。

配置触发条件

然后点击添加动作：

添加自动化动作

最后在右侧配置该动作，并点击保存：

配置自动化动作

点击查看更多配置信息：

第三步：启用自动化​

配置并保存好触发条件和执行动作后，开启面板下面的开关，即可启用当前自动化。

启用自动化


管理已创建的自动化​

如何排查问题​

点击运行历史，你可以查看最近两个自然月的自动化运行记录，包括成功、失败和进行中的任务。

针对每次「运行成功」和「运行失败」的历史，支持展开运行历史详情，并查看自动化每一步的输入和输出：

展开自动化运行历史详情


对于「运行失败」的运行历史，如果某一步有错误，可以查看对方服务器的返回错误消息。比如下图是钉钉服务器返回的报错：

自动化运行历史报错


以下是一些常见的错误情况：

  • 400 Bad Request - 这表示服务器无法理解您的请求。请检查请求的格式和参数是否正确。

  • 401 Unauthorized：身份验证失败或用户没有请求操作的权限，请确认您的身份验证信息格式正确。

  • 403 Forbidden：服务器拒绝授权，请确认您的身份验证信息格式正确。

  • 404 Not Found：在服务器上找不到所请求的资源，请检查您的请求格式和参数。

  • 408 Request Timeout：服务器等待请求超时，请检查网络连接状况。

  • 500 Internal Server Error：服务器发生错误，请求无法完成，请检查请求格式和参数或联系配置人员。

  • 502 Bad Gateway：服务器从另一台服务器收到了无效响应。这通常是服务器配置问题，请联系配置人员。

  • 503 Service Unavailable：服务器暂时无法处理请求，这可能是由于服务器过载或维护，请稍后重试。

如果您的错误未列出该怎么办？

如果您遇到上面列表中未涵盖的错误，有两种选择：

  1. 在线搜索：使用错误信息或代码在线搜索解决方案。许多问题都很常见，并且已在论坛或文档中得到解决。

  2. 加入我们的社群中，与其他用户交流，可以在其中提出问题：https://vika.cn/chatgroup/。

常见问题​

自动化创建相关常见问题​

1. 对于我创建的自动化，其他人可以修改配置吗？

该自动化节点的可管理者能修改自动化的所有配置；可编辑者可以修改流程和查看运行历史；可更新者和只读者只能查看运行历史；

2. 单个空间站支持创建多少个自动化？

单个空间站不限制创建的自动化数量，但会受到所处空间站的最大文件节点数限制。

3. 单个自动化支持几个触发条件和几个动作？

每个自动化支持配置 3 个触发条件和 9 个动作。

4. 如果我创建了自动化后，我被降权了，我创建的自动化还能工作吗？

可以正常工作。

自动化使用相关常见问题​

1.我通过「发送网络请求」操作给飞书群发消息，为什么运行历史显示成功了，但是消息却没有发送成功？

对于自动化「发送网络请求」来说，只要成功将请求发送到对方的服务器上就算是运行成功了，所以在自动化的运行历史中显示该步骤已成功。（只有在网络波动等特殊情况下，自动化没有成功将请求发送到对方服务器，才会显示运行失败）

但对方的服务器在接收到请求后，可能会返回错误信息和错误状态码，此时需要你查看运行历史中「发送网络请求」下「输出」的「返回数据」，根据报错详情来排查问题。

如下图中，自动化「发送网络请求」运行成功，但飞书服务器返回了错误 "msg": "params error, msg_type need"，表示缺少必要参数，所以飞书消息没有发送成功：

发送网络请求报错问题

2. 我配置了自动化的触发条件为「当记录满足条件时」，其中条件为当一个智能公式字段的值等于「是」时发送消息到飞书群，自动化经常出现自行触发的情况，为什么？

出现自动化自行触发的情况可能是因为该智能公式字段引用了其他字段，而其他字段的值发生了变化，从而触发了自动化。目前自动化暂未支持仅在智能公式字段的值变化时触发自动化，所以会出现自行触发的情况。 因此建议在自动化的触发条件中，不要使用智能公式字段作为条件，而是使用其他类型字段作为条件。

3. 我在一个自动化中设置了多个且选择了不同表格的触发条件，有些触发条件没有被触发，那使用了这些触发条件输出的变量有效吗？会不会报错啊？

假设小明在一个自动化中设置了两个触发条件:

  1. 当表格 A 中新增记录时
  2. 当表格 B 中记录满足条件时

这两个触发条件选择的表格不一样。当表格 A 有新记录时，触发条件 2 没有被触发，但这个时候小明还是可以在动作中使用触发条件 2 的变量，系统不会报错，只是变量值会为空。

如果想要避免因为触发条件没有触发导致变量值为空这一情况，可以考虑在一个自动化节点中所有触发条件都选择同一表格。

4. 我怎么知道到底哪些触发条被触发，哪些没有被触发呢？

运行历史中会显示每次运行时的触发情况，你可以清楚看到是哪一个触发条件生效触发了自动化。

1. 我配置了自动化「当记录符合条件时，发送消息到飞书群」，匹配条件是当「计划完成时间」列等于「明天」，希望在任务到期时提醒我做相应的操作，但自动化并没有触发，为什么？

定时任务和到期提醒等时间相关的场景目前没法用维格自动化实现，需要后续支持新的触发条件「定时触发」和「到期触发」来实现。

推荐使用腾讯千帆平台，连接维格表里的数据来实现这类场景。推荐阅读：

2. 我配置了自动化「当有新的记录创建时，发送消息到钉钉群」，可是当我在表格内新建了一行后，还没开始填写数据，自动化就触发了，并且发送的消息是空的，怎么办？

自动化的触发机制是通过用户在表格内的一次操作来触发运行。因此，手动创建一行的这个操作已经满足了自动化的触发条件，不会等到后续用户填完数据后才会发送消息。

对于这类场景，推荐的最佳实践如下：

  1. 在表格内新建一个「勾选」列，用来手动勾选新建记录是否填写完毕

  2. 在自动化中使用「当有记录满足条件时」的触发条件，匹配条件选择当「勾选列」为打勾的状态

  3. 每次在表格内新建一行记录后，填完了所有信息后，在勾选列打上勾，触发自动化开始运行

注：目前自动化支持三种触发条件，每种触发条件都有较适合的使用场景：

  • 当有新的记录创建时：适合在记录创建的一瞬间记录有值的场景下使用，比如 API 写入记录、表单提交记录等

  • 当有新的表单提交时：适合在通过神奇表单收集数据的场景下使用

  • 当有记录满足条件时：适合对表格内已有的记录进行条件判断的场景下使用

最后于 更新