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归档记录

归档记录功能可以将部分不需要频繁查看的记录进行冻结,默认情况下,这些被归档的记录不会加载和显示。这样可以显著降低表格的加载量,提高日常使用性能。当然,被归档的记录并不会真正删除,它们的数据仍然保留,只是被置于冻结状态,如有需要可以随时查看或恢复这些归档记录。

常见的使用场景如下:

例如小明是一名项目经理,他使用维格表来管理他们团队的项目。随着时间推移,项目的任务越来越多,表格中的数据也越来越大。 此时小明可以使用归档记录功能,将不需要的任务进行归档,这些任务将不会在表格中加载,这样就大大简化了任务的管理压力。 当小明需要偶尔查看早期项目任务时,也可以通过归档箱快速找回这些记录。

如何归档记录

  1. 右键点击需要归档的记录,或者勾选需要归档的多条记录

  2. 在右键菜单中选择「归档」

    archive-record.png

  3. 在确认窗口点击「确定」即可归档该记录。

    archive-record-confirm.png

归档后的数据:

  • 无法被搜索
  • 无法被关联
  • 已关联的被归档记录会显示为「已归档记录」,不可点击展开
  • 被归档的记录中如果含有日期提醒也不会生效

查看被归档的记录

如果用户拥有表格管理员权限,可以通过归档箱查看所有已归档的记录:在表格右上角的高级功能区域中点击「归档箱」,在右侧列表中可以查看到当前表格的所有已归档记录。归档箱中的归档记录为只读状态,不可编辑。在归档箱中,可以选择永久删除已归档的记录。

还原被归档的记录

在归档箱中,可以选择单个或批量还原已归档的记录。还原后,这些记录将重新出现在表格中,并会默认显示在表格的最后一行(或按照视图中手动设置的顺序进行排序)。

restore-archived-records.png