维格表系统搭建指南-总述
一、 明确业务目标及主要需求
1. 选择使用场景
虽然丞待解决的场景可能非常多，但是非常建议我们从一个场景入手。因为多场景的设计难度将成几何倍数增长。
可通过如下几个问题来确认场景：
- 当前公司业务中，哪些场景协作不够流畅？哪些场景需要数据沉淀？哪些场景信息化水平需要提高？
- 以上场景中如果使用数字化工具将为你带来最大化的收益？
通过以上方法，确认一个唯一的使用维格表实现的场景。
例：场景的选择 一家公司既想做售前的客户管理（商机管理），又想做售中的订单管理，又想做售后可客户维护管理。此时可以进行对比分析，哪一项收益比较高。 假设当前公司复购率高，但是商机转化率不高，则客户管理可能会带来更大的收益，建议优先做客户管理。
2. 确认使用角色
明确场景后，需要确认这个业务场景中，涉及哪几个角色。
相关角色不局限于需要使用这个系统的人，可能还会涉及到一些需要查看数据的人，如公司领导，外部客户，都应考虑在内。
例：业务涉及的角色 客户管理场景中，通过对业务流程的梳理，会涉及到客户开发人员、商机分配的销售运营人员、执行销售动作的销售人员、还有需要看到整体商机情况的销售主管及公司管理者。
3. 明确各自需求
每个角色在这个业务流程中都会有自己需要执行的动作，因此也就会产生不同的需求。尤其是从原本旧的业务模式转换到维格表系统，同样会产生一些在能够让自己的业务动作更高效更流畅的明确的需求。
此处建议按照不同的角色进行梳理，并且以checklist的形式，遵循MECE原则，进行罗列。
至此，系统搭建前的准备工作完成，在搭建验收阶段，可以以这份清单作为验收条件，来确认我们搭建的系统是否实现了我们最初的需求。
例：客户管理的各方需求
上述客户管理场景中，不同角色在客户管理系统中有如下需求：
- 客户开发人：能够便捷录入客户信息，查询自己录入的信息
- 销售管理者
- 看到所以录入的线索，可分配不同销售人员跟进
- 能看到所有线索的转化率，以及不同开发人的线索转化率
- 销售人员
- 查看自己负责的客户，看不到别人负责的客户
- 录入跟进记录
- 录入成交订单
二、 系统搭建
1. 明确业务流程
可通过绘制业务流程图的形式，来将不同角色在业务流程中需要进行的不同操作呈现出来。
通过这种方式，可以理清公司的业务流程，也将对后续维格表的系统设计起到指导性的作用。
例：业务流程参考图
2. 设计系统框架
确认维格表应分为哪些模块，就对应哪几个文件夹；每个模块中涉及那些数据，也就对应到每个文件夹中应包含哪些表格。
注意，此处需清晰明确的定义出每张维格表中的一行数据代表什么含义，这对于明确表格的含义，以及后续确定表格间关系非常有有意义。
此处也可借鉴维格表的模板中心，找到与您场景类似的模板，然后根据前序步骤自行调整。
例：客户管理系统文件结构
表格及文件结构如下：
📂客户信息
📃客户企业信息（一家公司一行）
📃客户联系人（一家公司的一个对接人一行）
📂销售过程
📃客户跟进记录（一次跟进记录一行）
📂订单管理
📃订单记录（一家公司的一笔订单一行）
3. 确认数据结构
3.1 确认基础字段与神奇关联
接下来根据实际业务需求，确认每个文件中的各类基础字段，以及神奇关联列（也就是确认文件间的关联关系）。 基础字段都是用来描述当前行数据的信息。 而神奇关联，则代表与其他表的对应关系。例如，客户信息表中，如果包含客户联系人，则该列应该关联【客户联系人】表，且可能存在一对多的关系，既一行客户信息中包含多个客户联系人。 此处推荐使用数据模型图来表达数据结构。
例：客户管理系统字段数据模型图
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3.2 完善智能公式与神奇引用
在业务需求中，有很多字段是不需人为填写的，而是通过本行中其他字段计算而来，或者是源自关联项汇总计算而来。此时就应借助智能公式及神奇引用来实现。
首列因其特殊性，此处非常建议将其列类型设置为智能公式，用于这样行的关键信息的拼接展示。一方面能够让人能够一览一行中重要信息，另一方面也能确保首行重要信息不被改动。
公式介绍可参考：维格锦囊—智能公式
神奇关联和引用介绍参考：维格锦囊—神奇关联和神奇引用的用法
例：客户管理系统中的神奇引用与智能公式字段
- 如需展示该客户被跟进的次数、最近一次拜访时间、订单总金额。都需要使用神奇引用来计算。
- 如果需要判断订单成交人与内部负责该客户的销售人员是否一致，可以通过智能公式进行判断。
4. 分级分权与数据展示
4.1 确认空间站管理员
空间站主管理员可按需适当设置空间站子管理员来分摊空间站的管理工作。
4.2 设置不同视图
不同视图可以让数据展示和操作更加直观。
注意，一张表格中的不同视图之间的数据源是相同的，只是展示形式不同。
此处展示形式的不同包含两种含义：
- 样式的不同：不同的视图类型如甘特视图、看板视图等，他们与维格视图中类似Excel的表格形式区别很大，他们各自都有着各自的显示特点，适合于不同的使用场景。比如甘特视图，重点突出的是“时间轴”所以适合做包含起止时间的任务管理；比如看板视图，重点突出的是某个单选项的状态，适合做任务完成情况的展示；比如相册视图，重点突出附件中的图片，适合做带有图片的商品展示。
- 行列的不同：每个视图都可以通过筛选来过滤出想展示出的行；某些视图也可以进行隐藏列，只保留关注的列。
在日常使用中，通常一个视图对应了对该张表格的一个使用场景，设置视图常见目标如下：
- 在某些场景下，使数据有更合适的展示样式
- 过滤不需要关注的行或列
- 生成镜像
- 生成神奇表单
更多视图相关信息可参考：维格锦囊—视图相关
4.3 镜像与文件权限
配置镜像的目的：
通过镜像可配合视图的筛选可以做到行数据的隔离以及千人千面。同时通过镜像还可以让使用者快速看到应该看到的数据，而不是在多个视图中不断的翻找。
配置文件权限的目的：
在系统设计过程中，通常是将镜像与文件权限一同配合使用：通过一定的筛选条件生成镜像后，让指定人员只看到筛选后的数据，使用镜像完成业务操作，然后关闭原表权限。这样就能实现行数据的隔离。
客户管理系统中镜像功能的应用案例：
对于销售管理者来说，应该有一个视图只看到未分配跟进销售人员的商机，这样方便进行快速的分配。因此可以新建一个视图名为“商机分配”，然后视图筛选条件设置为当“内部销售人员”为空。此时该视图将仅显示未分配跟进销售人员的数据；然后再将此视图生成镜像。后续销售管理者即可直接进入镜像进行分配，也能一览未分配的数据情况。
客户管理系统中镜像+文件权限应用案例：
在客户信息表中，希望每个销售只能看到自己负责的客户信息，此时可通过镜像与权限进行如下设置：
- 在【客户信息表】中新建一个视图，名为“我负责的客户”
- 然后将筛选条件设置为“内部销售人员”等于“我（当前登录人）”，然后生成镜像
- 赋予所有销售人员镜像的可阅读或以上权限（根据是否允许销售修改信息调整）
- 将【客户信息表】中移除所有销售人员的权限。也就是不可见的权限
此时销售人员只有通过镜像才能看到客户信息，而镜像中的内容又会根据登录人不同而仅显示出筛选后的数据，既做到数据隔离，又做到千人千面。
4.4 列权限
设置列权限的目的通常是：隐藏机密数据列或者是指定人方可修改的列。
客户管理系统中列权限的应用：
- 【订单记录】表中的订单金额如果为极为机密的数据，不希望其他人看见，那么就可以通过设置列权限来实现。
- 如分配跟进的销售人员应只能由唯一的销售管理者来分配，那么可通过将列权限设置为仅销售管理者的账号为“可编辑”，其他为“只可阅读”来实现。
4.5. 神奇表单
神奇表单是一种录入数据的形式，一份神奇表单提交后将生成一行记录。
通常神奇表单来实现以下效果：
- 便捷录入。神奇表单对应视图可以隐藏无需填写的列，然后通过表单纵向逐一填写，填写更加方便。同时如果将神奇表单填写链接生成二维码，手机填写更加方便。
- 设置必填项：同时可以通过设置神奇表单必填项，若未填写必填项，无法提交表单。因此可以通过神奇表单来确保新增数据时必填信息不会被遗漏。
- 外部分享：可将神奇表单分享链接分享给空间站外成员进行填写。这样可在外部人员不具备表格权限的情况下进行数据新增。通常用于一些数据收集场景，如意见反馈等。
- 高阶用法，可实现表单预填充
例：客户管理系统中通过神奇表单限制必填项 客户开发人员录入的客户信息只需填写客户名称、客户规模、客户联系人，其中客户名称与客户联系人为必填项。 此时可在【客户信息表】中新增视图“填写表单”，然后将除客户名称、客户规模、客户联系人这3列外的所有列都隐藏，然后将客户名称、客户联系人在类设置中勾选“设置为神奇表单必填项”，然后生成神奇表单。 后续要求客户开发人员全部通过神奇表单来填写数据。
4.6 外部分享
外部分享通常用于与空间站外成员的协作。
通常用于实现以下效果：
- 需要外部人员填写数据时，可以将神奇表单分享出去
- 需要外部人员查看数据时，可将文件或镜像分享出去，分享时设置 互联网上获得链接的人 可查看
- 需要外部人员修改数据时，可将文件或镜像分享出去，分享时设置 互联网上获得链接的人 可编辑。但是不推荐此方式，因为外部人修改时无法记录是谁修改什么内容，因此有一定风险。
例：客户管理系统中的分享场景： 如财务部门需核对客户订单信息时，如果财务部门人员不在空间站内，无法直接进入空间站查看表格，则可将【订单记录】表生成分享链接，发送给财务部门人员。 如果不希望财务人员看到所有的订单或者某些列，可以结合镜像的功能：先在【订单记录】中新建一个新的视图，然后生成镜像，将镜像分享出去。
4.7 BI看板
每个维格表可以小程序看板可以增加图表小程序，也可以在工作目录增加一个仪表盘，然后在仪表盘中增加各种图表小程序。
仪表盘的作用就是既是更直观的数据展示，更方便的数据分析，是数据沉淀在维格表内的最大的价值体现。
搭建时可根据实际业务需求进行设计，不必急于完美，可以后续在使用过程中随时添加。
4.8 空间站安全设置
空间站安全设置，可以帮助企业更好的保障数据安全，具体介绍可参考：有哪些容易被忽视的「安全设置」？
可根据实际情况进行设置即可。
5. 机器人与自动化搭建
无论是使用维格表机器人或是腾讯轻联、集简云、数环通之类的第三方工具，均可实现一些自动化的业务流转或者通知等功能。
通常可实现以下效果：
- 群消息提醒：当表格内数据满足一定条件后，发送群消息提醒
- 维格表内，业务自动流转：如表格
- 与其他系统进行对接
例：客户管理系统中机器人的应用：
- 客户管理系统中，当有客户开发人员录入一条客户信息后，需直接推送到群内，提醒销售负责人分配人员跟进；
- 当有新订单成交后，推送成交消息到群里
- 当有新订单成交后，将成交信息推送到群里
三、测试与验收
1. 模拟业务流程运转
建议扮演系统中涉及的不同角色，模拟各自的操作。也可先导入部分真实数据进行测试。
重点确认以下内容：
- 每个角色操作路径是否清晰
- 每个间流转是否顺畅
- 每个角色看到的与不该看到的数据是否符合要求
- 各业务流程所需的信息是否齐全
2. 验收各方需求满足情况
按照最初第一步中提出的各角色需求，重新核对一遍，看是否都已满足。
3. 正式投入使用
核对无误后，就可以正式投入使用。
作为维格表的普通使用者，也需要对维格表的操作有一定的了解，可通过一下链接进行学习： 维格表通关指南
4. 根据反馈及功能更新迭代优化
维格表与定制化系统的最大区别在于其调整的灵活性。
在使用的过程中，可随时根据使用情况，或者业务的变化进行维格表系统的调整。